Wie funktioniert das Personenfenster und welche Informationen stellt die Personenmaske bereit?
1. Profil
Im linken oberen Bereich werden, egal wo man sich in der Menüansicht einer Person befindet, die Kontaktdaten in Form einer Visitenkarte angezeigt. Diese kann auch für weitere Verwendung in einer E-Mail oder im MS Word mit Klick auf den quadratischen Button am rechten unteren Rand der Visitenkarte in die Zwischenablage kopiert werden. (Pfeil)
In der Ansicht Profil werden allgemeine Daten wie Nationalität, Geschlecht, Geburtstag, Ursprungsaktion (wo kam der Spender her?) angezeigt. Außerdem werden Aktuelle Gruppen angezeigt, in die der Spender eingeteilt ist. In der oberen Abbildung ist ersichtlich, dass die Person in die Gruppe Beruf: Student/in eingeteilt wurde mit Eintrittsdatum in die Gruppe am 30.03.2006 und gültig bis unbegrenzt (31.12.2099).
Am jeweils rechten Rand dieser Daten befindet sich ein „Bearbeiten“ Button, mit dem die jeweiligen Angaben angepasst werden können. (Pfeile)
2. Verträge
Unter dem Unterpunkt „Verträge“ kann man alle aktiven und inaktiven Verträge des Spenders einsehen.
Unter „Einzugscheck“ sieht man allgemeine Daten zum bestehenden Vertrag (Pfeil)
Darunter Allgemeine Vertragsdaten (Pfeil). Wichtig: Nur wenn bei „Buchbartyp“ die Bezeichnung „Vertrag ist buchbar“ steht, wird auch tatsächlich abgebucht. Hier sehen wir die Bezeichnung „NiBu
“, was „Nicht Buchbar“ bedeutet Außerdem sieht man hier den jährlich vereinbarten Betrag, das Zahlungsintervall, die Vertrags ID, Buchungstyp, Fremd ID und das Vertragsdatum.
Als nächstes ist der Zahlungsplan aufgelistet, in welchem Intervall die Spenderin spendet. Hier sieht man, dass jeweils im April und Oktober € 60 abgebucht werden, da der Spender € 120 jährlich spendet. Auch sieht man hier, wann die nächste Aktion (Bankeinzug) stattfindet (Pfeil).
Unter „Buchungsdaten“ weiter unten werden nochmals die Kontodaten zu diesem Vertrag gezeigt
Und schließlich unter „Gruppen“ werden Details angegeben, wo der Spender herkommt, welcher Art sein Vertrag ist und mit welcher Art er geworben wurde, in diesem Fall über einen Infostand. (Pfeil)
Verträge bearbeiten und stornieren
Rechts oben in der Ansicht befinden sich die Funktionen „Stornieren“ und „Bearbeiten“
Wählt man „Stornieren“ aus, kann hier das Datum für den Storno gewählt werden, sowie der Stornotyp und Stornogrund. Zusätzlich kann eine Stornobestätigung laut Workflow bzw. durch einen Kontakteintrag erstellt werden, wenn eine Bestätigung bereits versendet wurde. Der Vertrag wird mit „Speichern“ inaktiv gesetzt.
Wählt man „Bearbeiten“ aus, können hier alle Details zum Vertrag geändert werden.
Mit „Speichern“ werden die getroffenen Änderungen gesichert.
3. Adressen
Im Unterpunkt „Adressen“ werden alle von des Spenders angegebenen Adressen gezeigt Hier kann für jede angegebene Adresse einzeln eingestellt werden, welche Benachrichtigungen diese Person zu erhalten wünscht, und welche nicht. Hier sieht man, dass eine Adresse inaktiv gesetzt wurde, da die Person umgezogen ist. Diese ist am linken oberen Rand rot markiert. Eine Adresse, links oben grün markiert, ist die momentane Hauptadresse der Person. Die dritte Adresse, links oben orange markiert, ist der Zweitwohnsitz der Person. Da sich die Person laut eigenen Angaben im August und September gewöhnlich im Zweitwohnsitz aufhält, ist die Adresse des Hauptwohnsitzes in diesen Monaten inaktiv gesetzt und dafür die Zweitwohnsitzadresse in dieser Zeit aktiv. (Pfeile)
Wieder können die Daten mit den auf der rechten Seite befindlichen Knöpfen bearbeitet werden. Mit dem grünen „+“ Symbol in der Leiste auf der linken Seite können neue Adressen hinzugefügt werden.
Am oberen Rand befindet sich der Knopf „Umzug“. Hier kann im Falle eines Umzugs dem Spender der neue Wohnsitz zugewiesen werden, außerdem das genaue Datum, ab wann die neue Adresse gültig ist. So kann man auch im Vorhinein einstellen, dass z.B. in 2 Monaten der neue Wohnsitz gültig ist. Klickt man auf das Kästchen „PAC“, kann man sich die genaue Adresse von der Post angeben lassen, um die Schreibweise der Adresse nachzuprüfen bzw. um nicht existierende Adressen zu vermeiden, da hier nur tatsächlich vorhandene Adressen angegeben werden. Die Postdaten werden von DataDialog ¼-jährlich aktualisiert.
4. Telefonnummern
Ähnlich wie unter „Adressen“, werden im Unterpunkt „Telefonnummern“ alle vom Spender angegebenen Telefonnummern gespeichert. Auch hier kann auf der rechten Seite die Information bearbeitet werden und mit dem grünen „+“-Symbol in der linken Leiste Telefonnummern hinzugefügt werden. Ebenso können einzelne oder mehrere Telefonnummern einer Gruppe zugewiesen werden, falls die Person wünscht, auf eine Telefonnummer Anrufe zu erhalten, dagegen auf andere Telefonnummer keine.
5. E-Mail Adressen
Im Unterpunkt „Emailadressen“ können, gleich wie bei „Adressen“ und „Telefonnummern“, alle Email Adressen des Spenders eingetragen und verwaltet werden. Wieder können diese auf der rechten Seite bearbeitet werden und wieder können einzelne oder mehrere Adressen bestimmten Gruppen zugeordnet werden, je nachdem, welche Art Kontaktaufnahme die Spenderin wünscht, oder eben nicht. Ebenso können wieder über das grüne „+“-Symbol in der linken Leiste neue E-Mail Adressen hinzugefügt werden.
6. Bankverbindungen
Im Unterpunkt „Bankverbindungen“ werden sämtliche aktiven und inaktiven Bankverbindungen der Spenderin gesammelt. Zusätzlich werden auch die verschiedenen aktiven und inaktiven Verträge der Person gezeigt, Mit dem grüünen „+“-Symbol am oberen Rand können neue Bankverbindungen hinzugefügt werden.
Die am oberen Rand rot markierten Symbole dienen dazu, die jeweilige Bankverbindung zu bearbeiten, die Verbindung als abgelaufen zu markieren, als gültig zu markieren, die Gültigkeit der Verbindung zu bearbeiten, einen Kontowechsel zu erfassen oder den Kontoinhaber zu bearbeiten. Schließlich können die Daten mit den grünen Pfeilen aktualisiert werden.
Wir empfehlen dringend, bei einem Kontowechsel wirklich auch die Funktion „Kontowechsel erfassen ..“ zu verwenden, da so die alten Kontoinformationen gespeichert bleiben und auch die aktuellen und vergangenen Gültigkeiten dieser erhalten bleiben, was ansonsten verloren geht!
7. Aktionen
Im Menüpunkt „Aktionen“ können sämtliche Aktionen, die in Verbindung mit der jeweiligen Person passiert sind, nachgeprüft werden. Mit dem Aktionsfilter (oben rot markiert) kann nach speziellen Aktionen sortiert werden. Mit dem Vertragsfilter (auch oben rot markiert) kann nach einzelnen Verträgen der Person sortiert werden. Da diese Person nur einen aktiven Vertrag hat, wird auch nur dieser zur Auswahl angezeigt.
Wählt man eine bestimmte Aktion an, in diesem Fall die aktuellste Aktion – ein Mailing, werden auf der rechten Seite Details zu der Aktion angezeigt.
8. Umsätze
In der Menüansicht „Umsätze“ werden alle Bewegungen zu und vom Spendenkonto gespeichert.
Ist ein Umsatz ausgewählt, werden im Fenster auf der rechten Seite Details zum jeweiligen Umsatz angezeigt.
Auch hier können mit dem Vertragsfilter (oben rot markiert) die Umsätze für einzelne Verträge angezeigt werden.
Mit dem Button „zur Buchungszeile wechseln“ kann man, sofern auch die Fenster Buchungszuordnung und Buchungszeile geöffnet sind (diese sind Teil der vorgefertigten Ansicht „Buchen“), die entsprechende Buchungszeile eines bestimmten Umsatzes ansehen.
Der Button „Zahlung anderer Person zuweisen“ ist nur verfügbar, wenn die entsprechende Buchungszeile nicht im System verspeichert ist (das ist der Fall, wenn der Umsatz vor der Verwendung vom Fundraisingstudio stattgefunden hat und die Kontoauszüge nicht mitgeliefert wurden, oder es sich um einen Einzugsvertrag handelt). Auch ist die Zahlung einer anderer Person zuordenbar, wenn es sich bei dem Umsatz um eine einmalige Zahlung handelt, oder der Umsatz eine Rücküberweisung ist. Ansonsten, wenn eine Buchungszeile vorhanden ist, muss diese Zuordnung manuell wieder aufgelöst und einer anderen Person zugeordnet werden.
9. Beziehungen
In der Menüansicht „Beziehungen“ können Verbindungen einer Person mit einer anderen Person eingetragen werden. Unter „Beziehungen mit Personen“ können verschiedene persönliche Verhältnisse einer Person mit einer anderen festgehalten werden. Um eine neue Beziehung zu erfassen, wählt man das grüne „+“-Symbol bei „Beziehungen mit Personen“.
Mit der Schaltfläche auf der rechten Seite (Pfeil) kann aus der Datenbank eine Person oder Firma ausgewählt werden.
Hier kann mit der Drop-Down-Liste (rote Markierung) die Art der Beziehung ausgewählt werden.
Wie in der Abbildung zu sehen, muss die Art der Beziehung nicht zwingend persönlich sein, sondern kann auch geschäftlicher Natur sein, so kann eine Person auch mit einer Firma verknüpft werden.
Ebenso kann unter „Vertragsbeziehungen“ eine Person mit einem Vertrag verknüpft werden, den sie, etwa als Geschenk, für eine andere Person abgeschlossen hat. Auch hier wird eine solche Verknüpfung mit dem grünen „+“-Symbol auf der rechten Seite hinzugefügt.
10. Workflow
Unter dem Menüpunkt „Workflow“ können automatische Prozesse, die in Gang gesetzt wurden, nachvollzogen werden. Das dient etwa dazu, genaue Details darüber zu erhalten, auf welchem Weg eine Person in die Datenbank gelangt ist, oder welche einzelnen Schritte eingeleitet wurden, als die Person einen Vertrag storniert hat.
Hier in der Abbildung kann man erkennen, dass die Person eine Stornobestätigung angefordert hat. Im Fenster rechts kann man die einzelnen Schritte des Workflows nachvollziehen. Zu Beginn wurde der Workflow in Gang gesetzt, da die Person eine Aktion (Stornobestätigung angefordert) gesetzt hat. Als nächstes wurde probiert, diese über E-Mail zu senden. Das ist fehlgeschlagen, da die Person zu diesem Zeitpunkt keine oder keine gültige E-Mail Adresse zugeordnet hatte. Deshalb wurde als nächstes der Versand der Stornobestätigung per Brief eingeleitet. Der Workflow ist noch nicht abgeschlossen, da der Brief noch nicht versendet wurde.
11. Änderungshistorie
Unter dem Menüpunkt „Änderungshistorie“ kann jede Änderung, die bei einer Person vorgenommen wurde, genau nachverfolgt werden. Die einzelnen Einträge können nach Datum oder Tabelle sortiert werden (rote Markierung).
Wählt man eine Änderung aus, erscheinen im Fenster rechts die genauen Details, was geändert wurde, von wem es geändert wurde, wann es geändert wurde, wo etwas verändert wurde und was der Eintrag VOR und NACH der Änderung war. (rote Markierungen) Auf diese Weise sind jegliche Änderungen eindeutig aufgezeichnet und können mit einem Mausklick nachvollzogen werden.