Das System wie Kontaktpersonen und Firmen im Fundraising Studio verwaltet werden wurde von uns grundlegend überarbeitet. Dieser Beitrag beschreibt die neuen Funktionalitäten.
WICHTIG: Diese neue Funktionalität ist nicht automatisch verfügbar sondern wird erst, nach Kontaktaufnahme mit uns, aktiviert.
Wenn eine Kontaktperson angelegt und mit einer Firma verknüpft werden soll ist wie folgt vorzugehen im neuen Kontaktpersonen-System:
Die wesentliche Änderung zum alten Kontaktpersonensystem ist, dass die Verknüpfung nun anders herum stattfindet. D.h. die Firma wird zur Kontaktperson verlinkt und nicht umgekehrt – die Kontaktperson zur Firma.
Anlage einer Kontaktperson:
1.) Überprüfung ob die Firma bereits mit Adresse angelegt ist. Wenn nicht, dann die Firma mit einer Adresse anlegen.
2.) Die Person, die mit der Firma verknüpft werden soll suchen oder anlegen, wenn diese noch nicht vorhanden ist.
3.) Bei der Person eine neue Adresse anlegen und im Feld „Adresstyp“ den Wert „Kontaktanschrift“ auswählen.
4.) Es wird nun die Checkbox „Kontakt von“ eingeblendet. Diese bitte anhaken und auf „Auswählen…“ klicken.
5.) Im nun erscheinenden Fenster kann nach der Firma gesucht, die entsprechende ausgewählt und im Anschluss mit „OK“ bestätigt werden.
6.) Sollte die Firma mehrere Adressen hinterlegt haben erscheint das folgende Fenster in dem eine Adresse ausgewählt werden kann, die im nächsten Schritt zur Kontaktperson übernommen werden soll.
7.) Es erscheint nun ein Dialogfenster mit folgenden Optionen:
Wenn „Ja“ gewählt wird, wird die Adresse der Firma mit der Adresse der Kontaktperson in der Art verknüpft, dass sich die Adresse der Kontaktperson automatisch mitändert, sollte die Adresse der Firma sich auch ändern. Das wir die häufigst gewählte Option sein. Denn wenn die Firma eine neue Adresse bekommen sollte, ändern sich die Adressen der Kontaktpersonen dann praktischerweise auch gleich mit.
Wenn „Nein“ gewählt wird, wird die Adresse einmalig von der Firma zur Kontaktperson kopiert. Bei einer späteren Änderung der Firmenadresse wird diese Änderung aber nicht bei der Adresse der Kontaktperson übernommen.
8.) Im Kontaktpersonenfenster sieht man nun, dass die Adresse von der Firmenadresse abgeleitet wurde (wenn im vorigen Schritt die Option „Ja“ gewählt worden ist). Unter „Kontakt von:“ steht die verknüpfte Firma.
Die Adresse der Kontaktperson wird inklusive Firmennamen aufgebaut:
Soll die Verknüpfung zwischen Firma und Kontaktperson aufgehoben werden so ist bei der Kontaktperson lediglich die Checkbox „Kontakt von:“ zu deaktivieren.
Änderung im Listenfenster:
Die Anzeige im Listenfenster haben wir in diesem Zuge auch verbessert.
Es gibt nun eine zusätzliche Spalte „Kontakt“, die die verlinkte Firma bei einer Kontaktperson anzeigt. Sucht man nun in der Personensuche nach der Firma Datadialog erhält man folgendens Ergebnis:
Ergebnis Nr. 1 ist die Firma selbst. Ergebnis Nr. 2 ist die Kontaktperson „Willi Test“ die mit der Firma Datadialog verknüpft ist (erkennbar an der Spalte Kontakt). Somit werden bei der Suche nach der Firma immer die Firma selbst sowie alle mit ihr verknüpften Kontaktpersonen angzeigt.
Nota Bene: Die neue Spalte „Kontakt“ ist nach Aktivierung der neuen Funktion im Listenfenster vorerst eine der letzten Spalten in der Spaltenreihenfolge. Es ist empfehlenswert diese Spalte in der Spaltenreihenfolge weiter nach vorne zu ziehen (z.B.: vor das Feld „Name“). Dazu im Listenfenster auf „Optionen“ klicken und den Eintrag „Spalten bearbeiten“ klicken. Im nächsten Fenster können sie die Spalte „Kontakt“ am Ende der Liste mittels den Pfeilbuttons an die gewünschte Stelle in der Liste verschieben.
