Eine Email-Zustellung kann immer nur bedingt zu 100% garantiert werden, da sehr viele Komponenten und Faktoren auf unterschiedlichen Ebenen, aller beteiligter Systeme, auf den Zustellungserfolg einwirken. Da es viele Faktoren gibt, auf die wir selbst nur bedingt Einfluss haben (wie z.B die Domain des Kunden selbst) können wir hier nur Empfehlungen abgeben was aus momentaner Sicht der Technik einzustellen ist.
Beispielsweise haben wir keinen Einfluss auf Spamerkennung bzw. -handling von einem Email-Empfangsserver. Dieser kann Emails von uns annehmen, muss aber nicht. Eine detaillierte Einzelanalyse, sofern das Grundsetup richtig vorgenommen wurde, kann auf Kundenwunsch durchgeführt werden, ist aber kostenpflichtig und somit explizit zu beauftragen.
Ein Email-Versand im Namen von jemand anderem ist immer mit einer möglichen Verschlechterung der Zustellqualität einhergehend. Deshalb gibt es viele Optionen wie Sie Ihre Emails versenden können.
Folgende Optionen bieten wir an:
- Sie stellen einen SMTP Account zur Verfügung und schalten unsere IP Adressen frei
- Sie versenden über unser Service “multimail” und wir versenden in Ihrem Namen
- Sie versenden über unser Big DataService via AWS und können auch schon viele Vorteile für vorbereitende Maßnahmen bezüglich DSGVO nutzen.
Ersteinrichtung
Email Versand:
- Eindeutige Definition mit welcher Absenderadresse (spenderservice@IhreDomain.at) versendet wird.
Achtung: Auf der Absenderadresse basiert die DKIM-Signierung (s.u.) DNS Eintrag - Linktracking SubDomain: Beispiel: service.IhreDomain.at oder service.subdomain.IhreDomain.at
(Für diese Domain stellen wir ein LetsEncrypt-Zertifikat zur Verfügung).
DNS Eintrag A-REKORD z.B. “serivce.IhreDomain.at” zeigt auf: multimail.datadialog.net (IP 62.99.249.188) - Eindeutige Definiton mit welcher Rückantwortadresse gearbeitet werden soll, wenn ein Empfänger auf Antworten klickt. Beispiel: office@IhreDomain.at (kann auch von Ihnen eingestellt werden)
- Eindeutige Definition der LandingPage (OptOut) URLs für das Tracken von Abmeldungen vom Newsletter.
Beispielzielseite: https://www.IhreDomain.at/newsletterabmeldung - Workflow Definition für OptOut’s (in Absprache mit uns)
FSOnline Datensammlungs,- Spendenportal:
- Wir empfehlen ausserdem für die Einrichtung der FSOnline Instanz eine Subdomain einzurichten. Da auch für den Newsletter Versand eine Relevanz besteht. Z.B: Bild-URLs innerhalb des Newsletter sind im default bei uns mit Ihrem Instanznamen hinterlegt, für Newsletter-Anmeldewidget oder Spendenformulare
Default-URL: https://kundenkürzel.datadialog.net.
Da diese Adresse nicht mit Ihrem Domainnamen zusammen passt, empfiehlt es sich deshalb eine Subdomain Ihrer eignen Domain für unser Spendenportal einzurichten.
z.B: https://spenden.IhreDomain.xxx –> A-Record –> xxx.xxx.xxx.xxx (wird von uns bekanntgegeben) - Ebenso ist ein SSL Zertifikat dafür notwendig. Sie können uns dieses bereitstellen oder wir stellen Ihnen dieses für eine Jährliche Gebühr zu Verfügung, Pflegen und warten diese für Sie. Letsencrypt Zertifikate sind derzeit nicht supportet.
Option 1: Wir versenden für Sie über Ihren SMTP Server
Sie geben uns den User namen und das Passwort für den Account den wir verwenden dürfen. Sie erlauben unseren IP Adressen bei Ihrem Email Server “Relaying”.
Option 2: Wir versenden in Ihrem Namen über unser Multimail Gateway (kleinere Mengen)
SPF records:
Damit bei Überprüfungen sichergestellt ist das wir berechtig sind für Sie emails zu versenden auch wenn diese nicht von Ihrem eigenen Emailserver kommen. Bei Ihrem Domainhoster folgende Einträge durchführen und uns Ihr OK geben, dass alles vorbereitet ist.
- Veraltet: TXT Record in Ihren DNS Settings mit folgendem Syntax: als Beispiel
v=spf1 ip4:62.99.249.178 ip4:62.99.249.179 ip4:62.99.249.180 ip4:62.99.249.188 -all
- Neu: TXT Record Falls Sie bereits zuviele Einträge im SPF haben können Sie diese Schreibweise auch abkürzen.
v=spf1 ip4:62.99.249.176/28 ip4:138.201.159.147 -all
SPAM Rating Verbesserungen:
Um die SPAM Ratings weiter zu verbessern empfehlen wir eine DKIM Signierung hinzu zu fügen. Diese DKIM-Signierung bezieht sich immer auf die Absender-Domain Ihrer E-Mail und wird von uns erstellt.
Ebenfalls könnte man noch zusätzlich DMARC verwenden
Tracking & redirections Weiterleitungen:
- Eine Subdomäne einrichten, die auf multimail.datadialog.net zeigt.
DNS: A-Eintrag z.B. “xyz.ihreDomain.at” zeigt auf: multimail.datadialog.net (IP 62.99.249.188)
xyz kann von der NGO frei gewählt werden, z.B. “mailing” oder “news” (darf noch nirgends existieren bzw. in Verwendung sein).
OptOut Option “Abmeldung”:
- Bitte richten Sie dazu eine Landingpage ein und geben sie uns den URL
- Seiteninhalt könnte sein “Sie wurden erfolgreich abgemeldet”
- in unserem Newsletter Tool muss in dem Newsletterselbst der Abmeldelink eingefügt werden (da wir alle im Email vorhandenen Links überprüfen können wir mit Workflows auf eine Abmeldung des Spenders diesbezüglich reagieren)
Option 3 (kostenpflichtig): Wir versenden in Ihrem Namen über unsere BigData Lösung SES
- Zusatzvereinbarung Email-Versand und DSGVO Einhaltung
- Sie tragen bei sich im DNS Ihrer Domain entsprechende von uns eingerichtete Einträge ein, die nach Auftragserteilung dieser Lösung bekannt gegeben werden. Dies garantiert, dass Sie unserem Service erlauben in Ihrem Namen Emails zu versenden was Spam-Filtern und anderen Kontrollmechanismen erlaubt unser Service für Ihre Domain als gültigen Email-Versender anzusehen.
- Sie legen eine Subdomain an von der Ihre Emails versendet werden sollen. z.B. newsletter.IhreDoman.at
OptOut Option “Abmeldung”:
- Bitte richten Sie dazu eine Landingpage ein und geben sie uns den URL
- Seiteninhalt könnte sein “Sie wurden erfolgreich abgemeldet”
- In unserem Newsletter Tool muss in dem Newsletter selbst der Abmeldelink eingefügt werden (da wir alle im Email vorhandenen Links überprüfen, können wir mit Workflows auf eine Abmeldung des Spenders diesbezüglich reagieren)