Die Schnellkostenerfassung ist ein neues Tool im Fundraising Studio, das es euch ermöglicht, die Kosten eurer Kampagnen direkt im CDS-System zu ermitteln und gegebenenfalls anzupassen.
Die Möglichkeit dieser Schnellansicht besteht im CDS-System jedoch nur für den Mailingbereich und hier nur auf der zweitniedrigsten Ordner-Ebene. Das bedeutet: Diese Funktion ist nur dann freigegeben, wenn ihr euch auf Ebene des Ordners befindet, welcher nur noch Listen beinhaltet. Befindet ihr euch auf einer höheren Ebene oder in einer Liste, ist die Funktion deaktiviert.
Ist der Ordner der besagten Ebene markiert, könnt ihr unter dem Reiter „Kosten“ die Schaltfläche „Auflage, Kosten und Porto verteilen“ sehen und anklicken:
Es öffnet sich ein Dialog, in dem die einzelnen in der Kampagne enthaltenen Listen aufgeführt sind.
Hier können nun verschiedene Anpassungen vorgenommen werden:
Im Feld „Auflage“ ist die Stückzahl der Versendungen gespeichert. Da es vorkommen kann, dass z.B. die Druckerei eine andere (meist geringere) Anzahl an Versendungen gemacht hat, kann diese Abweichung hier eingetragen werden. (Pfeil links)
Im Feld „Kosten/Stk.“ Können die Stückkosten gespeichert werden. (Pfeil Mitte)
Und im Feld „Porto/Stk.“ kann das jeweilige Briefporto eingetragen werden. (Pfeil rechts)
Auf diese Weise könnt ihr mit wenigen Klicks eine genaue Übersicht über die Gesamtkosten eurer Kampagne erhalten.
Im Dialogfenster links oben befinden sich Felder, in die ihr bekannte Gesamtkosten eintragen könnt. Wisst ihr etwa, dass sich die Kosten für die Erstellung der Versendungen gesamt z.B. auf € 5.000,-beliefen und das Porto € 4.000,- betrug, könnt ihr das hier eintragen und diese Kosten werden abhängig von den Auflagen entsprechend aufgeteilt.
Weitere Anpassungen sind auch danach in den einzelnen Feldern noch möglich!
Die Versendungen können außerdem in einzelne Pakete aufgeteilt werden. Etwa wenn Versendungen unterschiedlicher Art oder Größe waren und somit unterschiedliche Stückkosten und Portokosten verursachten, können im Feld „Paket“ diese Versendungen mit einer Paketnummer versehen und so zusammengefasst werden.
Haben nun mehrere Versendungen dieselbe Paketnummer und im Feld „Kosten/Stk.“ einer dieser Versendungen wird ein neuer Wert eingetragen, so erhalten ALLE Versendungen mit derselben Paketnummer diesen Wert im Feld „Kosten/Stk.“ eingetragen!
Selbes gilt für das Feld „Porto/Stk.“ Diese Funktion kann im Dialogfeld oben in der Mitte bei „Paket-Erfassung“ aktiviert oder deaktiviert werden.
Habt ihr eure Daten entsprechend eingetragen, klickt ihr auf Speichern, woraufhin ihr nochmal um Bestätigung für das Speichern gefragt werdet, da diese Daten dann auch verspeichert werden! Selbes gilt für „Abbrechen“, woraufhin nichts gespeichert wird.