Wann werden Spendenmeldungen automatisch an das Finanzamt übermittelt und wann nicht?
Die automatische Meldung erfolgt im aktuellen Jahr immer für die Spenden des Vorjahres (D.h. im Kalenderjahr 2018 für Spenden 2017, im Kalenderjahr 2019 für Spenden 2018, usw.). Dies ist der aktuelle Meldezeitraum. Dies bedeutet auch, dass jede Änderung die den aktuellen Meldezeitraum betrifft automatisch zu einer entsprechenden Korrekturmeldung für den aktuellen Meldezeitraum führt.
In allen anderen Fällen muss die Organisation die Spendenmeldung manuell veranlassen. Für diesen Anwendungsfall ist das Fenster „Spendenmeldungen“. Eine Erklärung der Funktion findet Ihr hier.
Die offenen Spendenmeldungen sind im folgenden Segment für die Organisation ersichtlich:
Spendenabsetzbarkeit | FAMeldung | [Spendenjahr] | [Organisationsname] | new
Wie gehe ich richtigerweise vor wenn bei einem Spenderdatensatz die Spenden ab einem bestimmten Jahr für jemand anderen gemeldet werden sollen?
Wir erhalten immer wieder die Anfrage, dass Spender sich bei den Organisationen melden mit der Bitte, dass die Spenden ab dem laufenden oder nächsten Jahr bitte für den Ehemann, Partner, Enkel o.ä. gemeldet werden sollen. Die bisherigen Spendenmeldungen sollen von dieser Änderung aber nicht betroffen sein und deshalb nicht korrigiert werden. Wie ist dies zu behandeln?
Die richtige Vorgehensweise ist hier einen neuen Personendatensatz anzulegen und entsprechend die Spenden aufzuteilen. Die Felder für die abweichenden Meldedaten wurden eingeführt um Familien und Paare weiterhin richtig adressieren zu können, die Spendenzuordenbarkeit aber dennoch eindeutig definieren zu können. Wenn sich hier aber die absetzende Person effektiv von einem Jahr auf das andere Jahr ändert muss das in der Datenbank getrennt erfasst werden, da sonst die korrekte Behandlung der Nachmeldungen der Vorjahre nicht mehr handelbar ist.
Welche Kontrollen sollte ich in Bezug auf die Spendenmeldungen regelmäßig durchführen?
Folgende Segmente sollten immer wieder kontrolliert werden:
Spendenabsetzbarkeit | BPK Dubletten | …
In diesem Segment werden Dubletten angezeigt, die anhand der eindeutigen privaten PK für die jeweilige Organisation erkannt wurden und nicht gemeldet werden können, weil sich Spenden auf den jeweiligen Datensätzen befinden. Diese Dubletten müssen zusammengeführt werden damit die Spendenmeldung erfolgen kann, oder die Meldedaten müssen so angepasst werden, dass die Datensätze jeweils für unterschiedliche Personen die Spendenmeldung durchführen.
Spendenabsetzbarkeit | ZMR | BPK nicht OK |
Hier finden sich evtl. Untersegmente dessen Datensätze man überarbeiten kann. Typische Untersegmente sind z.B:
– Date of birth in future?
– Ungültiges Datum: …
– Multiple Person matched.
Bei diesen Untersegmenten kann man durch Ausprobieren und leichtes Anpassen der Meldedaten vielleicht noch einen Treffer erzielen.
Eine Person möchte die Untersagung der Übermittlung rückgängig machen. Wie mache ich das richtig?
In diesem Fall die Gruppe „Untersagung Datenübermittlung Finanzamt“ ablaufen lassen (z.B. mit dem gestrigen Tag). Fundraising Studio berücksichtigt immer nur den Status „aktiv“ oder „inaktiv“, aber nicht den Gültigkeitszeitraum der Gruppe. Deswegen ist es wichtig die Gruppe auf „inaktiv“ zu setzen sollte sie schon einmal vergeben worden sein bei einem Spender.