Unter “Übersteigenden Beträgen” verstehen wir die Zahlung von Mitgliedsbeiträgen, wobei ein höherer Betrag, als der Mitgliedsbeitrag beträgt, eingezahlt wird.
Das kommt vor, wenn ein Mitgliedsbeitrag von beispielsweise 32 Euro zu entrichten ist, vom Spender oder der Spenderin aber auf 50 Euro aufgerundet wird.
Hier ist es natürlich richtig und wichtig, diesen “übersteigenden” Betrag entsprechend aufzuteilen und korrekt zu verbuchen. Etwa, weil es für die Statistik interessant ist, wieviel an Beitragszahlungen von wievielen Personen gekommen sind und wieviel an übersteigenden Beträgen lukriert werden konnte.
Oder natürlich deshalb, weil Mitgliedsbeiträge nicht als Spende von der Steuer absetzbar sind, die darüberhinaus gegangene Spende jedoch sehr wohl absetzbar ist! So werden Mitgliedsbeiträge auch nicht in der Spendenquittung angeführt, und wenn diese nicht richtig verbucht wurden, sind diese für den Spender auch nicht ersichtlich.
Um das leichter verständlich zu machen, hier ein kleines Beispiel:
Eine Organisation versendet jedes Jahr zu Jahresbeginn Erlagscheine an ihre Mitglieder, um den Mitgliedsbeitrag für das aktuelle Jahr entrichten zu lassen. Dabei erhält jeder Zahlschein bei Erstellung der Versendung einen eindeutigen Code, der auf den Mitglieds-Zahlscheinvertrag einer bestimmten Person verweist.
Somit wird beim Eintreffen der Spende mittels Zahlschein ersichtlich, dass genau dieser Vertrag dieser bestimmten Person bezahlt wurde, eine etwaige Abweichung im Betrag wird erkannt und entsprechend den Einstellungen bei der Kampagne verbucht.
Wie das korrekt eingestellt wird, erklären wir euch Schritt für Schritt:
Zunächst müsst ihr zu eurer “üblichen” Kampagne eine zusätzliche anlegen, auf die die übersteigenden Beträge gebucht werden sollen. Wir empfehlen, wie hier im Bild ersichtlich, für eine separate Kampagne (hier Mitglieder) auch eine eigene Kampagne für übersteigende Beträge anzulegen, anstatt diese lediglich auf “Allgemein” oder “Sonstige Spenden” zu buchen – alleine deshalb, um anschließend auswerten zu können, wie hoch der Betrag durch übersteigende Beträge ausfiel. Alternativ kann auch, statt für jedes Jahr eine solche Kampagne zu erstellen, auch eine allgemeine Kampagne für übersteigende Mitgliedsbeiträge erstellt werden und hierfür verwendet werden.
Unter “Bearbeiten” im Reiter “Allgemein” könnt ihr für die “Haupt”-Aktion eine weitere Aktion wählen, auf welche die übersteigenden Beträge automatisch verbucht werden sollen:
Hier wählt ihr das entsprechende Verzeichnis aus – Suchfunktion nicht vergessen! 🙂
Anschließend sieht das so aus. In der “Haupt”-Kampagne ist die Kampagne, auf welche übersteigende Beträge verbucht werden, angezeigt.
Da bei der Entrichtung eines Mitgliedsbeitrags dieser nicht von der Steuer absetzbar ist, der übersteigende Betrag, der als Spende gilt, jedoch schon, müsst ihr das nun noch unter dem Reiter “Details” vermerken – klickt dazu wieder auf die Schaltfläche in der Mitte des Bildes um die Informationen zu bearbeiten:
Und wie funktioniert das nun beim Buchen?
Ganz einfach – wird der Betrag für den Vertrag überwiesen – egal ob der genaue Betrag oder aufgerundet – , einfach die entsprechende Mitgliedsversendung wählen und buchen – der zugehörige Vertrag wird automatisch gefunden und gebucht, die in der Versendung der Vertrag hinterlegt wurde!
Und so sieht nun das Ergebnis aus!
Der überwiesene Betrag von 50 Euro wurde automatisch gesplittet – 32 Euro, die den nicht absetzbaren Mitgliedsbetrag decken und die restlichen 18 Euro, die demselben Vertrag zugeordnet sind, jedoch auf die gewünschte Aktion – in diesem Falle “Übersteigende Beträge” – gebucht wurden.