Wird ein Zahlscheinvertrag über die Strassenwerbung geworben, erstellt der Workflow automatisch einen Brief mit Zahlscheinen, der an den/die SpenderIn gesendet wird. Was, wenn ich einen Zahlscheinvertrag manuell anlege? Was muss ich beachten?
Legt man einen Zahlscheinvertrag manuell an, muss die Arbeit, die sonst der vordefinierte Workflow erledigt, von Hand gemacht werden, da der Neuspenderworkflow nur dann startet, wenn die Daten über die Datenerfassung eingespielt werden:
Zunächst wird bei der betreffenden Person ein Vertrag angelegt:
Im zweiten Schritt wird unter den AKTIONEN der Person ein Kontakt angelegt, der mit dem zuvor angelegten Vertrag verknüpft ist. In diesem Kontakt wird auch das Zahlschein-Dokument erstellt, das an die Person versendet wird.
Darum ist es hier wichtig, den richtigen Vertrag auszuwählen, sowie als Kontakttyp “Zahlscheinvermerk” anzugeben, die gewünschte Anzahl an Zahlscheinen zu wählen – wird nichts ausgewählt wird automatisch EIN Zahlschein erstellt – und den entsprechenden Betrag für den oder die Zahlscheine zu wählen.
Ist das erledigt, kann die Versendung des Briefes vorbereitet werden. Hierzu verwendet man unter den AKTIONEN den Button “Brief versenden” auf der rechten Seite.
Im Dialogfenster ist die bei der Person gespeicherte Adresse voreingetragen, diese kann im Falle von mehreren Adressen noch angepasst werden.
Danach wird die gewünschte (vorhandene) Briefvorlage für Zahlscheine gewählt.
Der Brief kann vor dem Bestätigen noch bearbeitet bzw. kontrolliert werden.
Nun ist das Dokument erstellt und kann mit Doppelklick geöffnet und gedruckt werden.
Besonders wichtig ist es, darauf zu achten, zum Schluss den Status dieses Kontaktes auf “versendet” zu setzen, da das Dokument bereits von Hand gedruckt wurde. Wird der Status nicht verändert, würde das Dokument im Toolwindow “Dokumentendruck” erneut erstellt und womöglich doppelt versendet!
