Sämtliche Spendenmeldungen, die nicht das zuletzt gemeldete Jahr betreffen, müssen von nun an manuell freigegeben werden!
Wir stellen euch hierfür ein eigenes Fenster zur Verfügung, welches im Fundraising Studio im Hauptmenüpunkt „Aufgaben“ unter „Spendenmeldungen“ zu finden ist!
Die Einträge im Fenster „Spendenmeldungen“ für die vorangegangen Jahre werden derzeit einmal wöchentlich jeweils am Wochenende berechnet und können über diese Oberfläche manuell eingemeldet werden.
Hier kann das Meldejahr ausgewählt werden. Das ist jeweils 5 Jahre rückwirkend möglich (das ist der Zeitraum, in dem Steuerbescheide beeinsprucht werden können), wobei 2017 das erste auswählbare Jahr ist, da davor noch keine automatische Meldung an das Finanzamt möglich war.
Das gerade „aktive“ Meldejahr – das jeweils vergangene Jahr – ist hier nicht auswählbar. Dieses wird weiterhin automatisch gemeldet! Zum Beispiel kann momentan, im Jahr 2019, nur das Jahr 2017 ausgewählt werden, da das Meldejahr 2018 noch automatisch gemeldet wird. 2018 wird erst im Jahr 2020 im Spendenmeldungsfenster auswählbar sein.
Die wöchentliche Berechnung kann für einzelne Personen über die Personenansicht im Fenster Aktionen vorgezogen werden! Dazu das Dropdown-Feld klicken und „Spendenmeldung berechnen“ auswählen. (Oranger Pfeil im nächsten Screenshot).
Neu: „Spendenmeldung berechnen“ macht seit 05.04.2019 nicht nur die Neuberechnung der Spendenmeldung sondern veranlasst auch gleich die Übermittlung der Spendenmeldung an das Finanzamt (dies passiert im folgenden Nachlauf). Nach Drücken des Buttons bitte kontrollieren ob die Spendenmeldung neu erstellt wurde. Falls nicht bitte etwas warten um die Funktion dann nochmals aufzurufen. In manchen Fällen muß das System erst eine neue vbPK abfragen bevor die Neuberechnung richtig erfolgen kann.
Die angezeigten Spendenmeldungen im neuen Fenster „Spendenmeldungen“ können dann über die Check-Boxen beliebig gewählt werden!
Die ausgewählten Spendenmeldungen können dann mit dem Button „Einmelden“ ans Finanzamt eingemeldet werden. Der Button übermittelt die Spendenmeldungen umgehend an das Finanzamt!
Diese Meldung wird sofort vollzogen, allerdings dauert die Verarbeitung beim Finanzamt einige Stunden, somit wird das Ergebnis erst zu einem späteren Zeitpunkt ersichtlich sein!
Achtung: Gibt es für eine Person sowohl eine Storno-, als auch eine Erstmeldung, handelt es sich um eine Personenänderung und es müssen unbedingt beide Meldungen ausgewählt werden!
Die neue Spenderanweisung:
Es kann ab sofort auch explizit definiert werden, ob eine Spendenmeldung für ein bestimmtes einzelnes Jahr durchgeführt werden soll oder nicht! Diese Anweisung ist höherwertig als die generelle Gruppe „Untersagung Datenübermittlung Finanzamt“. Das heißt: wenn ein Spender prinzipiell die Gruppe „Untersagung Datenübermittlung Finanzamt“ hinterlegt hat, man aber etwa für das Jahr 2017 eine Spenderanweisung eingibt, so wird für 2017 die Spende dennoch gemeldet.
Achtung: Die Spenderanweisung bitte nur rückwirkend verwenden wenn die Spendenmeldungen prinzipiell schon erfolgt sind. Diese Funktion ist nicht dafür vorgesehen eine Änderung bei einer Spendenmeldung beschleunigt an das Finanzamt zu übermitteln
Folgende Möglichkeiten der Spenderanweisung gibt es:
Auswahl „Spendenmeldung explizit einmelden“: Zuerst muss das Jahr ausgewählt werden, für welches die Spendenmeldung erzwungen werden soll. Anschließend kann noch eine Begründung eingegeben werden.
Auswahl „Spendenmeldung explizit nicht einmelden“: Auch hier muss zuerst das Meldungsjahr ausgewählt werden, für welches definitv keine Meldung erfolgen soll. Anschließend wieder die Möglichkeit der Eingabe einer Begründung.
Wenn ein Spender also prinzipiell die Spenden gemeldet haben möchte – mit der Ausnahme eines bestimmten Jahres – kann dies über diese Funktion eingestellt werden!
Die durchgeführten Spenderanweisungen sind im Anschluss im Aktionsfenster ersichtlich und der Anwender muss sich nicht um die manuelle Einmeldung der Spendensumme oder der Stornierung kümmern. Der Anwender muss keine weitere Aktion im Spendenmeldungsfenster setzen!
Durch diese beiden neuen Funktionen können diverse Sonderkonstellationen bei Spendern administriert werden, ohne, dass man Spendenmeldungen oder -stornierungen irrtümlich über das Spendenmeldungsfenster abschickt.
Zusatzinfo:
Folgende mögliche Fälle gibt es, wie es zu neuen Spendenmeldungen kommen kann
Wöchentlich (wochenends) berechnet und in das Fenster „Spendenmeldungen übertragen wird, wenn:
- sich der Spendenbetrag bei bereits eingemeldeten Spendern ändert
- sich das Geburtsdatum oder die Personalien bei bereits eingemeldeten Spendern ändern
- eine neue Zahlung für das Meldejahr nachgetragen wird
- für eine Person die bPK zum ersten Mal gefunden wird (neues Geburtsdatum erstmalig eingetragen)