Wie funktioniert die neue Spendenmeldungs-Schnittstelle (ab Dezember 2023)?

Die neue Spendenmeldungsschnittstelle ab Dezember 2023 löst die alte Art der Spendenmeldung gänzlich ab und fasst in EINEM Fenster alle Features und Informationen zusammen, die mit Spendenmeldungen zu tun haben.

Beginnen wir vorab mit einer kurzen Einführung:

3 Begriffe werden oft fallen: Das sog. aktuelle Meldejahr, der sog. Meldewunsch und die sog. BPK

• Das aktuelle Meldejahr ist immer das Jahr, für das gerade Spenden automatisiert eingemeldet werden. Im Grunde ist es immer das Vorjahr (also ist bspw. im Jahr 2023 das aktuelle Meldejahr das Jahr 2022)
• Der Meldewunsch ist der positive oder negative Wunsch einer Person, beim Finanzamt Spenden einzumelden oder nicht. Er wird von unserem System automatisch erstellt bzw. kann händisch gesetzt werden. 
• Die BPK (=Bereichsspezifisches Personenkennzeichen) nun ist eine verschlüsselte Kennzahl, mit der man beim Finanzamt Spenden für Personen einmelden kann. Sie wird von unserem System automatisch beim Zentralen Melderegister, dem ZMR, abgefragt.

Für wen werden Spendenmeldungen erstellt?

Für alle Personen, die im aktuellen Meldejahr gespendet haben und einen positiven Meldewunsch für dieses Jahr haben. Die Spendenmeldungen werden am Anfang des Jahres erstellt. 

Wann werden diese Spendenmeldungen beim Finanzamt eingemeldet?

Sie werden zu einem mit euch vereinbarten Zeitpunkt automatisch an das Finanzamt gemeldet, sofern die Person, zu der die Spendenmeldung gehört, eine gültige BPK hat.

Da es aber nach der Einmeldung bzw. Erstellung der Spendenmeldungen am Anfang des Jahres noch zu Änderungen kommen kann, gibt es nun im Fundraising Studio ein neues Fenster, mit dem man einzelne Spendenmeldungen einsehen bzw. bearbeiten kann – das „Spendenmeldung“ Fenster.

Dieses könnt ihr links im PersonFenster sehen. Es besteht aus drei Bereichen: Der BPK, den Spendenmeldungen und dem Meldewunsch.

Der BPK-Bereich

Er umfasst alles, was mit der BPK zu tun hat. Die BPK ist die sog „bereichsspezifischen Personenkennzahl“. Sie ist, wie gesagt, eine verschlüsselte Kennzahl, die beim ZentralenMeldeRegister, kurz ZMR, eine Person eindeutig ausweist. Mit ihr kann man Spenden beim Finanzamt für eine gewisse Person einmelden. Sie wird vom Fundraising Studio vollautomatisiert abgefragt; und zwar mit den jeweiligen Personendaten: also mit Vorname, Nachname, Geburtsdatum und Adresse. Ändert man diese Personendaten im Fundraising Studio, wird auch die BPK sofort neu abgefragt und aktualisiert.

Ist eine solche BPK beim ZMR gefunden worden, können etwaige Spenden eingemeldet werden. OB eine BPK gefunden wurde, könnt ihr am Status-Licht erkennen oben links. Die etwaigen Abfrage-Details darunter geben euch Aufschluss über das Zustandekommen der BPK.

Was für Auswirkungen eine BPK-Änderung auf eine Spendenmeldung hat, sehen wir uns nachher an zwei Beispielen an.

Der Spendenmeldungen-Bereich

Dieser Bereich listet alle Meldungen auf, die vom Fundraising Studio erstellt wurden. Sie enthält auch alle DetailInfos zu diesen Spendenmeldungen. Links am Licht kann man sehen, ob die einzelnen Meldungen erfolgreich waren oder nicht – grün für erfolgreich, rot für nicht gemeldet.

Wenn ihr auf eine einzelne Meldung klickt, öffnet sich rechts das Detail-Fenster:

Hier seht ihr Oben den Meldeverlauf eines Spendenjahres: Erstmeldungen, Änderungen oder Stornierungen, den eingemeldeten Spendenbetrag, welche BPK dabei verwandt wurde, ob die Einmeldung erfolgreich war oder nicht, was ggf. die Fehlermeldung war, das Datum der Einmeldung und vieles mehr.

Manche Meldungen haben links auch ein gelbes Licht und den Status „new_manually“ – das bedeutet, dass diese Spendenmeldung zwar gemeldet werden könnte, man dies aber manuell machen muss, nämlich über den „neuBerechnen“ button rechts für das gewünsche Jahr. Dieser Button berechnet die Spendenmeldung sofort neu und meldet sie mit der derzeitigen BPK beim Finanzamt ein (Die Antwort vom Finanzamt kann aber manchmal etwas dauern).

Wie kommt es nun zu so einem „new_manually“-Status? Das geschieht, wenn eine Meldung noch nicht zum Finanzamt geschickt wurde und ihr Meldejahr VOR dem aktuellen Meldejahr liegt (Also für 2023 bspw. im jahr 2020).

Denn automatisch werden nur Spendenmeldungen vom aktuellen Meldejahr gesendet. Alle vorherigen Jahre müssen manuell eingemeldet werden.

Sehen wir uns hierzu zwei Beispiele an:

1. Beispiel: Eine Person wurde mit falschem Namen in die Datenbank eingetragen. Sie spendet jahrelang und es werden auch Spendenmeldungen erstellt, jedoch können diese nicht eingemeldet werden, da es ja keine BPK gibt (eben aufgrund des falschen Namens). Wenn nun der Namen korrigiert und eine neue BPK gefunden wird, so wird mit dieser neuen BPK auch automatisch eingemeldet, aber eben NUR das aktuelle Meldejahr, nicht die vorangegangenen Jahre. Diese müssen, wenn gewünscht, händisch mit dem „neuBerechnen“ Button nachgemeldet werden.

1. Beispiel: Herr Huber spendet und die Spenden werden auch erfolgreich eingemeldet. Seine Spenden sollen nun aber auf Frau Maier überschrieben werden. Somit werden diese Spenden für das aktuelle Meldejahr mit Frau Maiers BPK automatisch eingemeldet und bei Herrn Huber automatisch storniert. Alle vorangegangenen Jahre aber müssen händisch gemacht werden, wenn dies erwünscht ist, wobei bei dieser händischen Einmeldung für vergangene Meldejahre die Stornierung bei Herrn Maier automatisch mitgemacht wird (Man muss also nicht für beide „neu berechnen“.)

Zu welchen Uhrzeiten meldet das Fundraising Studio nun diese Spendenmeldungen ein?

Für die automatisierte Einmeldung gilt:

• Nur das aktuelle Meldejahr wird automatisch gemeldet
• Die Einmeldung erfolgt stets nach 17:30 Uhr und zwar:
• Für noch nicht gemeldete Spendenmeldungen täglich (das wäre unser Bsp. 1)
• Für bereits eingemeldete Spenden erfolgt die Korrekturmeldung am Wochenende (Das wäre Bsp. 2)

Für die manuelle Einmeldung gilt:

• Sämtliche Spendenmeldungen, die mit dem ‚NeuBerechnen‘ Button neu berechnet wurden, werden am selben Tag ab 1730Uhr beim Finanzamt eingemeldet, egal welches Meldejahr (Und keine Sorge: Ihr könnt in der Oberfläche nur gültige Jahre angeben).

Der Meldewunsch

Der Meldewunsch beschreibt, ob eine Person für ein gewisses Jahr ihre Spenden beim Finanzamt einmelden möchte oder nicht. Er ist gewissermaßen der Schalthebel, mit dem man die SpendenMeldungen beim Finanzamt ein- oder ausschaltet. Folgendes gilt es hierbei zu beachten:

• Es gibt nur Ja oder Nein, d.h. positive oder negative Meldewünsche.
• JEDES Jahr kann nur einen Meldewunsch haben.
• Der Meldewunsch löst die bisherige Gruppe „Untersagung Datenübermittlung Finanzamt“ ab.

Zur Oberfläche muss man 3 Dinge beachten:

1. Ist KEIN Meldewunsch eingetragen, gilt dies IMMER als Ja.
2. Negative Meldewünsche werden IMMER angezeigt.
3. Manuell eingetragenen Meldewünsche werden IMMER angezeigt (egal ob Ja oder Nein).

Der Meldewunsch wird von uns übrigens für jedes Jahr neu errechnet: Nämlich aus dem Meldewunsch des Vorjahres (sofern für dieses Jahr nicht schon ein Meldewunsch manuell eingetragen worden ist.)

Ist also im Vorjahr nichts oder ein Ja eingetragen, so wird auch für das aktuelle Meldejahr nichts eingetragen (Denn: Kein Meldewunsch gilt schließlich als positiver Meldewunsch).

Ist für das Vorjahr ein Nein eingetragen, so wird auch für das aktuelle Meldejahr ein Nein eingetragen.

Was passiert nun, wenn man einen Meldewunsch ändert?

Das macht man über den Neu bzw. den Bearbeiten Button rechts: Einfach Ja oder Nein anklicken und Speichern. Die dazugehörige Spendenmeldung wird dann sofort automatisch neu berechnet und am Abend beim Finanzamt eingemeldet. Andere Meldejahre bzw. Spendenmeldungen sind davon nicht betroffen.

Wie kann man eine Spendenmeldung stornieren?

Hierfür muss man lediglich für das entsprechende Jahr beim Meldewunsch ein Nein eintragen. Der Rest erfolgt automatisch. Auf gleiche weise lässt sich eine Stornierung auch aufheben, indem man eben ein JA einträgt.

Noch ein Tipp zum Schluss: Jeder Bereich hat einen AktualisierenButton der die Oberfläche des jeweiligen Abschnitts neu lädt.