Ablauf der Spendenmeldung
1.) Die Erst-Spendenmeldung wird zu einem frei definierbaren Zeitpunkt im Jänner oder Februar erstmalig für alle Spender des vergangenen Jahres erstellt und an das Finanzamt übertragen. Natürlich kann dieser Zeitpunkt erst nach dem Zeitpunkt des Abschlusses aller Buchungen des Vorjahres liegen.
2. ) In Folge werden Änderungsmeldungen in einem wöchentlichen Intervall automatisch vom Fundraising Studio an das Finanzamt übermittelt. Das Fundraising Studio erkennt dabei selbstständig bei welchem Spender eine Änderung stattgefunden hat. Es muss vom Anwender, ausser der effektiven Änderung der Daten (z.B. Geburtsdatum richtig stellen, Spende umbuchen), nichts weiter gemacht werden.
Die wöchentliche Meldungsübertragung findet an keinem bestimmten Wochentag statt. Es wird vielmehr täglich überprüft ob die letzte Meldungsübertragung schon älter als 7 Tage ist. Sollte es bei einem Übertragungsversuch allerdings zu Problemen kommen weil z.B. keine Internetverbindung besteht, die Gegenstelle nicht erreichbar ist, oder es keine Änderungsmeldungen an diesem Tag zu übermitteln gibt so wird am nächsten Tag die Übermittlung nochmals probiert.
3.) Die automatische Änderungsmeldung-Übertragung passiert allerdings nur in laufenden Kalenderjahr in dem die Spendenmeldung durchgeführt worden ist – also z.B.: bis 31.12.2018 für die Spendenmeldung von 2017. Eine spätere Änderung für das Jahr 2017 muss vom Anwender explizit ausgelöst werden. Dies soll verhindern, dass durch eine Änderung der Daten unbeabsichtigt eine Änderungsmeldung für mehrere vorangegangene Jahre (bis zu 5 Jahren) ausgelöst wird.
WICHTIG: Bitte keine Meldungen manuell über Finanz-Online durchführen! Die Schnittstelle ist seitens des BMF so konzipiert, dass der Meldestatus (Erstmeldung bereits erfolgt oder nicht) unserer Software stets bekannt sein muss. Da der Status in der Schnittstelle aber nicht abgefragt werden kann, müssen alle Meldungen aus dem Fundraising Studio heraus initiert werden, da die Datenbank sonst nicht wissen kann, dass es für einen Spender schon eine Meldung gegeben hat.
Anzeige der Spendenmeldungen:
1.) In den Aktionen im Personen-Datensatz
2.) In den Segmenten
Mögliche Stati einer Spendenmeldung:
Diese Stati sind einerseits in den Segmenten zu finden unter „Spendenabsetzbarkeit | FAMeldung | Jahr | Organisation„
anderseits in den Aktionen eines Spenders in den Details der Spendenmeldungsaktion.
response_ok: Die Spendenmeldung wurde übermittelt und das Finanzamt hat die ordnungsgemäße Übermittlung bestätigt
response_nok: Die Spendenmeldung wurde übermittelt und das Finanzamt hat ein Problem zurück gemeldet. Bitte unseren Support kontakieren um das kontrollieren zu lassen.
new: es hat sich seit der letzten Spendenmeldungs-Übertragung eine Änderung bei dem Spender ergeben (zumeist wurde Geburtsdatum ergänzt) weshalb es zu einer neuerlichen Meldung bei der nächsten Spendemeldungs-Übertragung kommt.
submitted: die Spendenmeldung wurde an die Schnittstelle geschickt es gibt allerdings noch keine Rückmeldung dazu
disabled: der Spender hat die Übermittlung der Spenden untersagt oder es handelt sich um eine Firma, einen Verein etc. für die das System die Spendenmeldung automatisch blockiert.
error: die Spendenmeldung wurde aus unterschiedlichen Gründen nicht durchgeführt
Mögliche Gründe:
– „bpk_missing„: es fehlt schlicht und einfach eine vbPK für diesen Spender weil diese Person nicht im ZMR gefunden wurde
– „bpk_not_unique„: es gibt 2 Spenderdatensätze für diese physische Person. Beide Datensätze haben Spenden für den zu meldenden Zeitraum. In diesem Fall kann die Schnittstelle die Spenden nicht melden. Die Personen müssen zuerst zusammengelegt werden
– „data_incomplete“: In diesem Fall bitte den technischen Support kontaktieren unter support@datadialog.net
skipped: dies ist ein technischer Status und kann ignoriert werden
Was kann ich zur Sicherheit überprüfen wenn der Spender sagt, dass er die Spendenmeldung nicht im Finanz Online sieht?
1.) Im Spenderdatensatz überprüfen ob die Spendenmeldung geschickt und vom Finanzamt entgegen genommen wurde. Dazu muss bei der Spendenmeldungsaktion der Status auf „response_ok“ stehen.
2.) Sicher gehen, dass der Spender an der richtigen Stelle nachschaut:
In Finanz Online ist dies im Menü: Abfragen – Datenübermittlungen – [Jahr auswählen] – zu finden
3.) Ist für die richtige Person gemeldet worden? Bei häufig vorkommenden Namen in Verbindung mit einem falschen Geburtsdatum kann es vorkommen, dass ein falscher Treffer im ZMR erzielt wurde, weil nur mit Geburtsjahr oder PLZ gesucht wurde. Deshalb nochmals die Meldedaten (Vorname, Nachname und Geburtsdatum) überprüfen. Anhand Namen und Prüfen-Log beurteilen ob es zu so einem Falschtreffer gekommen sein könnte.
Das Spendenmeldungsmenü (Tempel-Symbol)
Das Spendenmeldungsmenü im Aktionsfenster bietet die Möglickeit einige Sonderfälle bei Spendenmeldungen besser zu handhaben.
1.) Spendenmeldung berechnen
Ist bei einem Spenderdatensatz eine Personenänderung oder eine Spendensummenänderung erfolgt, erkennt das System dies in einer Prozedur, die jeweils am Wochenende läuft. Soll diese Erkennung bei diesem Datensatz beschleunigt werden, kann dieser Menüpunkt ausgewählt werden. Die Neuberechnung wird dann sofort durchgeführt und im Bedarfsfall eine Korrektur der Meldung in der selben Nacht ans Finanzamt geschickt.
2.) Bereits erfolgte Meldung ans Finanzamt wiederholen
Diese Funktion ist nur in einem bestimmten Fall auszuwählen. Die Meldung ist korrekt und ordnungsgemäß erfolgt. Das Finanzamt hat den Status „response_ok“ zurückgeschickt und damit bestätigt die Meldung erhalten zu haben. Dennoch wurde die Meldung vom Finanzamt dem Spender nicht gutgeschrieben. In diesem Fall können wir versuchen die beim Finanzamt „verloren gegangene“ Meldung zu stornieren und neu einzumelden.
Wenn dieser Menüpunkt also ausgewählt wird, wird vom System zuerst eine Stornomeldung erstellt und ans Finanzamt geschickt. Wurde diese vom Finanzamt bestätigt schicken wir in Folge wieder die ordnungsgemäße Meldung ans Finanzamt. Die Systematik der Finanzamt-Schnittstelle erfordert, dass dieser Prozess über einige Tage verteilt erfolgt. Bis die Neueinmeldung erfolgt ist dauert es in der Regel rund eine Woche.
3.) Spenderanweisung: „Spendenmeldung explizit einmelden“ bzw. „Spendenmeldung explizit nicht einmelden“
Die Spenderanweisung ist für den Sonderfall, dass in einzelnen Jahren die Einstellung, ob die Spenden für einen Spender gemeldet werden sollen oder nicht, von der Grundeinstellung des Spenders abweicht.
Hat ein Spender prinzipiell eine Untersagung der Meldung ans Finanzamt hinterlegt, will aber aus speziellen Gründen für ein Jahr die Spenden doch melden lassen so kann für dieses Jahr die Spenderanweisung „Spendenmeldung explizit einmelden“ hinterlegt werden.
„Spendenmeldung explizit nicht einmelden“ deckt den umgekehrten Fall ab.