Folgende Fenster im Fundraising Studio müssen für die Verbuchung geöffnet sein:
- Kontoauszüge
- Person
- Buchungszeile
- Personensuche
- Listen
- Buchungszuordnung
Wir können euch diese Fensteranordnung auch als vorgefertigte Ansicht übertragen, gebt uns dazu einfach kurz Bescheid an support@datadialog.net und teilt uns mit, welche(r) User sie erhalten soll!
Schritt 1
Im Fenster „Kontoauszüge“ geht ihr auf „Buchungsgruppen“ und „Buchen“ (siehe Screenshot).
Es gibt mehrere Möglichkeiten, euch eure zu verbuchenden Zahlungen anzeigen zu lassen, zum Beispiel „Buchen nach Monat“, „Buchen nach Konto“ und so weiter, das ist Geschmackssache und das könnt ihr so wählen, wie ihr möchtet!
Folgende drei Ordner bzw. Kategorien sind für euch zu bearbeiten:
- Nicht erkannt
(Hier wurde anhand der von der Bank mitgelieferten Daten keine passende Person in der Datenbank gefunden.) - Passt Zuordnung?
(Hier wurde eine Person in der Datenbank gefunden, jedoch bedarf es noch der Bestätigung eines Sachbearbeiters.) - Person zugeordnet
(Hier wurde eine Person vom System bereits zugeordnet, diese muss nochmals kontrolliert werden und der Zahlungsgrund zugeordnet werden.)
Diese Kategorien sind nur dann sichtbar, wenn sich auch zu bearbeitende Zahlungen darunter befinden. Wenn euch also eine oder mehrere dieser Kategorien fehlen, dann liegt es daran, dass hier nichts zugeordnet wurde bzw. nichts zu tun ist!
Schritt 2
Wählt eine Zahlung aus, die ihr bearbeiten möchtet.
Sobald ihr die Zeile anklickt, öffnet sich im Fenster „Buchungszeile“ der Datensatz.
Schritt 3
Im Fenster „Buchungszeile“ sind Personendaten und Zahlungsgrund enthalten.
Jetzt könnt ihr im Fenster „Personensuche“ nach der Person suchen, die diese Zahlung getätigt hat.
Schritt 4
Habt ihr eine passende Person gefunden, wählt ihr sie im Listenfenster aus, die Person wird in das Personenfenster geladen, und ihr könnt im Fenster „Buchungszeile“ die Person mit der Schaltfläche „Person zuordnen“ zuordnen (oranger Pfeil). Der Status der Buchungszeile ändert sich von „Nicht erkannt“ auf „Person zugeordnet“.
Habt ihr aber keine passende Person in der Datenbank gefunden, müsst ihr eine neue Person für die eingelangte Zahlung anlegen. Dafür klickt ihr die Schaltfläche „Neue Person anlegen…“ (pinker Pfeil). Hier tragt ihr alle Daten, die ihr dem Verwendungszweck und den Auftraggeberdaten entnehmen könnt, ein.
Ein im Verwendungszweck angeführtes Geburtsdatum muss nur dann händisch eingetragen werden, wenn im Feld „GebDat. gef.:“ „n/a“ steht. Dann hat nämlich das System kein Geburtsdatum automatisch finden können.
Beispiel: Zahlungscode und Geburtsdatum wurden ohne Trennzeichen im Verwendungszweck angegeben.
Sollte euch auffallen, dass eine Zahlung in regelmäßigem Intervall von derselben Person überwiesen wird – ohne Zahlscheincode einer bestimmten Aktion – könnt ihr bei dieser Person einen Dauerauftragsvertrag anlegen. Denn dann kann der regelmäßige Betrag in Zukunft entweder vom System automatisch zugeordnet werden, oder ihr tut euch beim Verbuchen leichter, da der Vertrag im nächsten Schritt bereits zur Verbuchung vorgeschlagen wird.
Auch im Report „Zahlungsvorschau“ können somit bessere Voraussagen getroffen werden.
Schritt 5
Zuletzt muss die Zahlung noch
- einem Vertrag,
- einer Aktion,
- einer offenen Forderung oder
- einer MAktion
zugeordnet werden.
Dazu wählt ihr im Fenster „Buchungszuordnung“ welche dieser vier Kategorien zutreffend ist; danach wählt ihr eine in diesen Kategorien enthaltene Aktion oder Vertrag aus. Diese Auswahl wird mit einem Rahmen markiert.
Um die Zahlung fertig zuzuordnen, muss der Button „Buchung durchführen“ angeklickt werden (grünes Häkchen links oben).
Falls ihr die falsche Aktion gespeichert habt, könnt ihr jederzeit eine andere Aktion auswählen und danach den Button „Änderungen speichern“ klicken.
Wichtig: Wenn ihr die Zahlung einer offenen Vertragsforderung zuordnet, bitte danach den Vertragszustand kontrollieren, denn vermutlich steht der Buchbartyp auf „Wiederholungsbuchung“ und der Vertrag kann dann aufgrund der Ausgleichszahlung auf „Vertrag ist buchbar“ gesetzt werden.
Oranger Pfeil: „Buchung durchführen“
Pinker Pfeil: „Buchung auflösen“ (Wenn die Zahlung nicht der richtigen Person zugeordnet wurde, könnt ihr mit diesem Button die Zuordnung auflösen und sie der korrekten Person zuweisen.
Achtung: Klickt ihr den Button, dann springt der Datensatz wieder in die Kategorie „Nicht erkannt“. Dort könnt ihr ihn finden und ihn neu zuordnen.)
Violetter Pfeil: „Änderungen speichern“
Ist alles erledigt, so ändert sich der Status der Buchungszeile auf „Manuell gebucht“ und die nächste Zahlung kann bearbeitet werden!
