Allgemeines
Start des Newsletter-Tools
Im Hauptmenü „Vorlagen“ ist der neue Menüpunkt „Newsletter-Tool III“. Der Menüpunkt muss über die ToolWindow-Berechtigungen freigeschalten sein.
Gut zu wissen: Auf unserem Youtube-Kanal findet ihr auch jede Menge Tutorials zum Newsletter-Tool: https://www.youtube.com/playlist?list=PLMqLFlk49JLTcFVUYBVrXLqcqZuw63MsA
Überblick der Vorgehensweise
1) Erstellen einer neuen Vorlage oder verwenden einer bestehenden
2) Erstellen eines neuen Newsletters oder kopieren eines bestehenden
Die Oberfläche: Vorlagen
1) Auswahl des Moduls
2) Von links nach rechts:
a. Neue Vorlage erstellen
b. Eigenschaften der gewählten Vorlage bearbeiten
c. Gewählte Vorlage löschen
d. Online-Dateimanager öffnen
3) Filter für Vorlagen
4) Liste aller vorhandenen Vorlagen
5) Formatierung für Bereiche – hier werden grafische Eigenschaften für die einzelnen Flächen in einem Newsletter festgelegt
6) Allgemeine Formatierungen – hier werden grafische Eigenschaften für Links und Überschriften festgelegt
7) Auswahlbereich für Newsletter-Flächen und Formatierbare Objekte
8) Verfügbare Eigenschaften für die gewählte Fläche oder das gewählte Objekt
9) Infobereich zur gewählten Eigenschaft aus Punkt 8.
10) Wenn aktiviert, wird die Vorschau ohne jegliche Texte angezeigt
11) Vorschaubereich für die Vorlage
Die Oberfläche: Newsletter
1) Auswahl des Moduls
2) Von links nach rechts:
a. Neuen Newsletter erstellen
b. Eigenschaften des gewählten Newsletters bearbeiten
c. Newsletter löschen
d. Online-Dateimanager öffnen
e. Newsletter kopieren
f. Newsletter als Test-E-Mail an einzelne E-Mailadresse versenden
3) Filter für Newsletter
4) Liste aller vorhandenen Newsletter
5) Arbeitsschritte für den gewählten Newsletter
6) Verfügbare Inhaltsbereiche des gewählten Newsletters
7) Von links nach rechts:
a. Neuen Inhalt in gewählten Bereich einfügen
b. Gewählten Inhalt bearbeiten
c. Gewählten Inhalt löschen
8) Von links nach rechts:
a. Gewähltes Inhaltselement nach oben verschieben
b. Gewähltes Inhaltselement nach unten verschieben
9) Liste aller vorhandenen Inhaltselemente
10) Auswahl ob HTML- oder Textvorschau angezeigt werden soll
11) Vorschaubereich
Neue Vorlage erstellen
Vorweg: Bei Vorlagen kann man nur das grafische Design festlegen! Es können keine Inhaltselemente oder Standardtexte eingefügt werden. Dafür gibt es eine Kopierfunktion, die im Newsletter-Bereich beschrieben wird.
Im Newsletter-Tool Register „Vorlagen“ wählen, und dann auf das Plus klicken
Es öffnet sich ein Dialog:
Hier kann jetzt das gewünschte Layout gewählt werden. Die Layouts können auf Anfrage erweitert werden, wenn spezielle Newsletter notwendig sind, die sich nicht mit den bestehenden Layouts umsetzen lassen.
Nach Auswahl des gewünschten Layouts auf „Weiter“ klicken (alternativ: Register 2 wählen)
Hier können die Eigenschaften für die neue Vorlage festgelegt werden. Abschließend auf „Fertig“ klicken, um die Vorlage zu erstellen.
Nachdem die Vorlage erstellt wurde, kann die Vorlage in der Liste ausgewählt werden. Anschließend können die Formatierungen festgelegt werden. Dazu wird einfach ein Bereich angeklickt, und im Eigenschaftsbereich unterhalb der Bereichswahl die entsprechenden Werte festgelegt.
Tipp: auch der Hintergrund kann ausgewählt werden
Die Werte können entweder direkt eingetragen werden, oder mithilfe eines Assistenten über den „…“-Button. Ungültige Werte werden ignoriert – im Zweifelsfall also den „…“-Button verwenden.
Anmerkung zur Formatierung
Die dunkleren Inhaltsbereiche sind für Grafische Elemente gedacht, und sollten eine feste Höhe und Breite erhalten. Zu viel Inhalt wird in diesen Bereichen abgeschnitten bzw. beim Versand fehlerhaft angezeigt (kann mit Rendern überprüft werden).
Hellere Bereiche sollten nur die Breite fest definiert haben. Diese Bereiche passen sich dem Inhalt an, vergrößern sich also vertikal.
Anmerkung zu den Bereichen
Vor_Layout: Dieser Bereich sollte dazu verwendet werden, um zum Beispiel den Link zur Onlineversion einzufügen. Es ist ein Bereich der nicht zum designen des Newsletters gedacht ist.
Nach_Layout: Dieser Bereich sollte dazu verwendet werden, um zum Beispiel rechtliche Texte oder klein gedrucktes im Newsletter einzufügen. Auch dieser Bereich sollte nicht zum designen des Newsletters verwendet werden.
Neuen Newsletter erstellen
Im Newsletter-Tool das Register „Newsletter“ wählen, und auf Plus klicken.
Es öffnet sich ein Dialog:
Hier kann jetzt eine der bestehenden Vorlagen gewählt werden. Eine kurze Vorschau wird angezeigt. Anschließend können unter Punkt 2 bzw. nach einem Klick auf „Weiter >“ die Eigenschaften des Newsletters bearbeitet werden:
Nach Klick auf „Fertig“ wird der neue Newsletter erstellt.
Wenn das Register „Inhalt“ aktiv ist, kann jetzt der erstellte Newsletter in der Liste ausgewählt werden. Anschließend wählt man den Bereich in dem man Inhalt einfügen möchte, und klickt dann auf Plus.
Hier kann jetzt der Typ des Inhaltselements ausgewählt werden, und eine Bezeichnung dafür (die in der Inhaltsliste angezeigt wird) vergeben werden.
Die Bearbeitung des neuen Inhaltselements startet sofort. Falls das Inhaltselement mehrere Bereiche verwendet, kann der gewünschte Bereich gewählt werden, und anschließend auf der rechten Seite des Dialogs der Inhalt festgelegt werden.
Anmerkung: Formatierung wird in diesem Dialog nur begrenzt angezeigt. Die Tatsächliche Formatierung im Newsletter wird erst in der Vorschau sichtbar.
Newsletter Spamansicht
Durch Klick auf Register „Spambericht“ erhält man einen „SpamAssassin“-Bericht. Nachfolgendes Bild zeigt einen optimalen Newsletter mit Wertung 0:
Der Newsletter wird dabei mit einem Punktesystem bewertet. 0 bis 5 Punkte entspricht einer normalen E-Mail, alles über 5 wird als Spam eingestuft.
Folgendes Bild zeigt einen Newsletter, der mit sehr hoher Wahrscheinlichkeit als Spam eingestuft wird:
Unter den Prüfungsergebnissen kann man die SpamAssasin-Codes, eine kurze Beschreibung, und falls vorhanden, Tipps einsehen.
Newsletter versenden
Im Register „Versand“ kann ein Abo oder eine vorhandene Menge ausgewählt werden.
Abos sind vorher von Dadi auf Wunsch angelegte und zugeteilte PersonEmailGruppen.
Alternativ können auch Mengen aus dem Mengenfenster als Zielgruppe für den Newsletter-Versand fungieren. Dazu notwendig ist, dass die Personen eine gültige E-Mail Adresse besitzen!
Ist die Menge dafür geeignet, wird sie sofort auch im Newsletter-ToolWindow angezeigt. Sollte sie nicht angezeigt werden, muss die Menge ggf. angepasst werden. Z.B. Personen ohne E-Mail Adresse müssen aus der Menge entfernt werden.
Daraufhin wird die Anzahl der Empfänger angezeigt. Es kann noch der Versandzeitpunkt eingestellt werden. Mit „Versand jetzt vorbereiten“ wird der E-Mailversand durchgeführt.
In der Liste werden alle Versendungen des Newsletters angezeigt, zusammen mit einer kleinen Statistik.